L’Organisation 4.0: les gens et les processus au coeur de l’évolution des systèmes

L’ORGANISATION 4.0 : LES GENS ET LES PROCESSUS AU CŒUR DE L’ÉVOLUTION DES SYSTÈMES

Gestion HEC-Montréal– Michel Harmon groupe Trigone

On peut résumer cette révolution par la numérisation avancée des échanges économiques et productifs, incluant l’infonuagique, l’intelligence d’affaires, l’analytique et l’internet industriel des objets intégrés à la chaîne de valeur de l’entreprise. Avec l’organisation 4.0, tout se réalisera de A à Z en interaction entre les produits et les machines, et les machines entre elles par flux d’informations instantanés ou presque. Le produit fini personnalisable pourra communiquer avec les machines dans sa phase de réalisation. Le service à donner sera appelé à s’adapter rapidement aux besoins évolutifs des clients.

Les technologies existant déjà, la révolution portera plutôt sur le mode de production et de livraison des produits et services, provoquant ainsi une totale rupture avec l’existant. Au-delà des nouvelles technologies, la vraie révolution se trouve donc dans la réingénierie des processus. Il faut l’envisager dans un horizon de dix ans : personne ne passera du 3.0 au 4.0 du jour au lendemain en une seule phase d’investissement massif dans toutes les technologies. Cette migration sera rapide, mais ce sera par étapes que les organisations les plus agiles se transformeront graduellement en entités connectées et intelligentes.

DIFFICULTÉS DES PROJETS DE NUMÉRISATION

Le point délicat, c’est que les projets ayant le plus tendance à dériver sont ceux en informatique. Diverses études récentes ont démontré qu’entre 50 % à 75 % de ces projets ne respectent pas leur planning initial ni leur budget et, même, qu’un nombre important d’entre eux n’aboutissent jamais ! On rapporte que très peu disposent d’un référentiel de bonnes pratiques et qu’encore moins préconisent une approche de gestion et d’implantation de projet collaborative.

Les études citent les conditions de succès suivantes dans les projets ayant le mieux réussis :

  • Impliquer les employés qui sont parties prenantes du processus.
  • Déléguer la responsabilité, le pouvoir aux responsables et la légitimité de changer les façons de faire.
  • Garder simple la gestion et la gouvernance de projet.
  • Mettre l’accent sur les résultats et les clients du processus.
  • Systématiser la résolution rapide des petits problèmes et l’escalade des complexes.
  • Documenter, avec l’équipe, les nouvelles façons de faire.
  • Ces énoncés nous ramènent donc à plusieurs des concepts de base en gestion du changement et production à valeur ajoutée (PVA ou Lean).

 GÉRER LE VOLET HUMAIN DU CHANGEMENT

En gestion du changement, les entreprises qui se dotent d’une méthodologie pour tenir informé et impliquer leur personnel dans le développement de l’entreprise favorisent leur adhésion et parviennent plus facilement au changement.

Il faut constamment se rappeler que la réussite d’un changement important passe par la volonté de tous les individus de modifier leurs habitudes et d’adopter les nouvelles façons de faire. Dans cette optique, le rôle du gestionnaire d’équipe/cadre intermédiaire est critique à la réussite du projet de changement ; il doit s’investir dans le rôle clé de messager, courroie de transmission des intentions stratégiques de la direction et pivot de l’implication des employés. Déléguer ainsi le pouvoir de changer au gestionnaire et à son équipe crée un cadre de rapprochement et de collaboration entre hauts dirigeants, gestionnaires et employés des opérations de l’entreprise. Les canaux de communication bidirectionnels s’ouvrent, ce qui réduit les écarts de compréhension, favorise le développement d’une vision et d’une motivation communes à changer dans l’organisation.

LA PVA – L’INTÉGRATEUR DES ASPECTS HUMAINS

Les autres conditions proposées pour améliorer le succès des projets d’informatisation pointent vers une approche PVA itérative de réingénierie des processus : revoir en équipe et réduire les gaspillages, une bouchée à la fois, selon une perspective client. Cette logique s’applique autant au processus d’affaires à faire évoluer pour mieux qu’au processus de changement lui-même.

Cartographier simplement systèmes, outils, flux et composantes, même si un peu abstraits, et mesurer la performance du processus seront très bénéfiques, car cela contribuera significativement à la compréhension de tous et favorisera l’identification des opportunités de réduction ou de prévention de gaspillages, en plus de préserver les connaissances. Il sera ainsi plus facile pour l’équipe de dresser un plan d’attaque priorisé selon ce qui influence le plus significativement les résultats en qualité, délai et coûts du processus aux clients, maximisant ainsi les impacts du projet. On profitera du chantier d’amélioration pour documenter les nouvelles façons de faire, ce qui servira dans la formation du personnel touché par le changement et pour tous les nouveaux employés.

Un transfert de connaissances important résultant d’un projet PVA est la compréhension des gaspillages dans le quotidien par l’équipe. Cela met la table pour la mise en œuvre d’un mécanisme de résolution de problème dès la phase de développement et d’implantation du projet, comme le suggèrent les méthodes d’informatisation « Agile », et fait le lien avec le système de gestion quotidien qui apportera de petits correctifs qui assureront la pérennité et favoriseront une culture d’amélioration continue en équipe.

POUR CONCLURE

Nous pouvons anticiper que de l’énergie et des ressources seront investies dans la numérisation et les nouvelles technologies dans l’organisation 4.0 du futur. Au-delà des systèmes et des outils, à l’analyse, il est clair que les organisations qui se démarqueront seront celles qui impliqueront le mieux leurs gestionnaires et employés et qui les soutiendront en leur offrant un cadre d’amélioration des processus en équipe par petites itérations.

Collaboration: Michel Harmon- Groupe Trigone- sur le site des HEC-Revue Gestion 

A Propos de Trigone:

Groupe Conseil Trigone International réalise des projets de développement des compétences dans le monde entier.Trigone intervient tant dans des contextes de démarrage que de mise à niveau d’usines dans les secteurs industriels, miniers et énergétiques. Que ce soit pour gérer des projets, analyser des besoins et proposer des stratégies de développement, concevoir du matériel pédagogique ou diffuser des activités de formation, Groupe Conseil Trigone International intervient au moment où vous en avez besoin.

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